Descubra os sete erros mais comuns na emissão de notas fiscais e verifique se sua empresa está cometendo algum deles.
Por Amaury Santana*
A nota fiscal é um documento de extrema importância, com finalidades diversas, tanto para o emissor (vendedor ou prestador de serviços) quanto para o cliente ou adquirente final. Ela serve para comprovar operações comerciais, cumprir obrigações fiscais, garantir os direitos do consumidor e controlar estoques, além de servir como base para registros contábeis.
Devido à frequência com que as empresas emitem notas fiscais para diferentes destinatários, é comum cometer erros durante o preenchimento, o que pode gerar problemas para o contribuinte. É fundamental estar atento e evitar as falhas mencionadas abaixo.
Principais erros na emissão de notas fiscais:
Dados incorretos do emitente ou destinatário: erros na identificação do emitente (vendedor/prestador) ou do destinatário (cliente/adquirente), como nome, CPF/CNPJ, endereço ou inscrição estadual, podem causar problemas na emissão da nota fiscal.
Número de nota fiscal duplicado: emitir duas notas fiscais com o mesmo número é um erro grave, pois pode causar confusão e inconsistências nos registros contábeis.
Descrição inadequada dos produtos ou serviços: é importante fornecer uma descrição precisa dos produtos ou serviços na nota fiscal. Erros na descrição, como falta de informações relevantes ou descrição genérica, podem dificultar o entendimento da operação e causar problemas fiscais.
Cálculo de impostos incorretos: o cálculo dos impostos, como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), entre outros, deve ser feito corretamente, considerando as alíquotas aplicáveis e as regras específicas. Erros nos cálculos podem resultar em pagamento incorreto de impostos ou declarações fiscais inconsistentes.
Ausência de informações obrigatórias: cada país possui requisitos específicos para as informações obrigatórias na nota fiscal. A falta de informações essenciais, como data de emissão, valor total, impostos e identificação das partes envolvidas, pode levar a problemas de conformidade fiscal.
Falta de contingência: em casos de problemas técnicos, como falhas no sistema eletrônico de emissão de notas fiscais, é importante ter um plano de contingência para garantir a emissão correta das notas fiscais.
Falha no armazenamento adequado: as notas fiscais devem ser armazenadas corretamente, de acordo com as regulamentações fiscais aplicáveis. A falta de armazenamento adequado ou a perda das notas fiscais podem trazer complicações em caso de auditorias ou necessidade de comprovação posterior.
Para evitar esses erros, é fundamental prestar atenção aos detalhes, manter-se atualizado sobre a legislação fiscal vigente e utilizar um bom sistema de emissão de notas fiscais.
*Amaury Santana é contador e CEO da Andrômeda Contabilidade. Pós-graduado em Auditoria e Controladoria pela UNIFOA. Autor do e-book Guia Prático do Microempreendedor Individual.
